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会议经理:顾客会议这么开

来源:http://www.9first.com/   阅读人数:  编辑时间:2015-07-17 17:07 A-A+

  在语音邮件、互联网及电子商务盛行的时代,人际交流被赋予了更加重要的意义。企业意识到员工人际交往能力的差异决定了顾客关系的好坏,对关系管理又重拾兴趣。还有什么方法比精心策划的顾客会议更能培养公司与核心或者潜在顾客间的关系呢?

  奈斯比特(John Naisbitt)在其著作《大趋势》(Megatrends)一书中指出,在高科技与人际高度接触之间有一个天然的平衡;采用的技术手段越高超,开展的会议就越多,而对专业会议的需求也会增加。

  凯悦酒店(Hyatt Hotels)前任董事长莱昂纳德(Darryl Hartley-Leonard)也认为,更多更好的技术不仅不会削弱,反而会增强人们对社会活动的需求。“尽管顾客借助技术手段,可以‘虚拟地’接触到新产品,但他们还是希望参加一些产品推介活动。”莱昂纳德说,“在优秀销售员的鼓动之下,顾客们会怎么办?再跟其他经销商的说法相比照吗?还是亲自感受并比较一下产品?”

  甚至微软的前CEO盖茨也对顾客会议的概念产生兴趣,并亲自举办了一次。之后,他的一个高级经理人告知《华尔街日报》,“交谈依然是迄今为止最高效的营造人际关系的途径。人与人的面对面接触仍旧大有裨益。”

  顾客会议不可替代

  面对面的接触是永远不可能被取代的。举例来说,国际会议行业协会(MPI)的从业人员培训会议虽然近几年采用的技术手段越来越先进,但仍不失为一个与会人员高度接触的会议。在这次会议上,部分会议的网络实况转播成为了亮点。但是,与会者之间的沟通、交往和学习却是难以通过网络传播来替代的。

  顾客会议不仅是让顾客了解公司产品或服务的理想方法,还是培养顾客忠诚的一种好方式。销售领域有这样一条公理:获得一个新顾客所需要的成本,是保持一个已有顾客的成本的10倍。通过顾客会议,你能让顾客感觉到他们是受到重视的。如果执行得好,顾客会议能为你提供倾听顾客抱怨与建议的良机。这样的聚会能使顾客感受到,有人在倾听他们、理解他们,他们的意见得到了反馈。

  顾客会议将教育、娱乐、社交和关系管理融为一体,并浓缩成一次简短的聚会。一个成功的顾客会议包括每天至少四小时的见面会或讨论会,午后的休闲活动(比如打高尔夫球或者旅游观光),以及晚间聚餐和文娱活动。会议主办方的目标是巩固与最佳顾客的关系,并与潜在顾客建立起联系。

  高级经理人很少被邀请参加顾客会议,除非他们直接负责某项与讨论主题相关的工作。有时会议的主题是新产品发布。针对投资银行家的顾客会议通常以"路演"的方式举行,内容包括业务推介和社交招待会。

  顾客会议三个关键

  想举办顾客会议的公司应该关注以下三个关键问题。

  吸引与会人员。顾客会议与公司命令式会议不同,与会者不是被命令、而是被说服而来。因此让会议充满吸引力非常重要。与会者希望能满载而归,收获他们欠缺的新技术或有价值的知识。

  实现企业目标。仔细地、反复地审核会议内容,以确保会议的确促进了组织目标的实现。会议应能支撑起组织的商业目标,并向顾客传递清晰的信息。

  固守道德标准。当雇员被邀请参加任何由供应商举办的活动时,他们所在的公司都希望他们并非是去花天酒地。与会必须要具备正当的商业理由。一些公司要求员工递交一份计划书,阐明参加会议的原因。比如养老基金或其他大型信托基金的基金经理们必须说明与会的业务理由,比方说,我要参加的是一家大投资银行发起的顾客会议。

  顾客会议八大要点

  要成功举办顾客会议,你必须把握以下八大要点。

  简洁性。顾客更乐于接受一个为期两至三天的会议邀请,而不情愿在一个长达一周的与会人员名单上签名。

  趣味性。你的公司应该突出展示某种具煽动性的产品或服务。“必须要有真正适合商业团体需要的信息,”会议服务公司Conference Track公司的董事长沙利文(Kevin O'Sullivan)说。

  便利性。预订会议场所之前,与尽可能多的顾客商榷好时间。还要确保届时同行业内没有大型的贸易会展与你的顾客会议相冲突。

  吸引力。在发出邀请函之前,通过直邮的方式激发顾客对会议的兴趣。或者以公关造势-有关公司及产品的新闻报道会让顾客会议更具吸引力。

  广撒网,多邀请。大多数成功的公司都备有一个详尽的数据库,里面存储了大量现有顾客和潜在顾客的相关信息。就用这个数据库来制订邀请名单。大顾客通常易于保持联系,但很多小顾客却会在不经意中失去踪影。务必要邀请那些小顾客参加会议,并注意保持顾客比例的平衡问题。发出邀请函后,还要让销售人员继续跟进。

  顾客比例适中。理想情况是,与会者包含80%的现有顾客和20%的潜在顾客。那些与你正有商务往来的顾客会把你的产品或服务推荐给那些你尚不熟识的人。请努力维持与会人员合理的比例。“如果会议全部是现有顾客,”沙利文说,“你就失去了以一种自然的方式发展新业务的大好机会,即和愉悦的顾客结成紧密的关系。”

  确定是自行主办还是外包给专业公司。如果你决定交给会议策划公司来办理,就要保证该公司是顾客会议领域的专家。可以观察一下它的顾客以及会议记录。此外,你必须清楚地阐明你需要它为你做哪些事情。

  让公司高层参与会议。成功的会议必须具备强有力的“关系管理”。如果有200个顾客及潜在顾客参会,就得派至少15个高层经理和大约50到100个基层经理出席。确保他们都知道做殷勤的主人是多么重要,这样他们才会融入客人中,而不是总和自己人一起。

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